Saisir et faire valider
Une dépense se saisit sur une seule page : la catégorie, les détails, les montants et les justificatifs. Elle s'enregistre d'elle-même en brouillon tant qu'elle n'est pas confirmée. Elle passe ensuite par le circuit d'approbation de l'école, avec ses niveaux et ses seuils : chaque valideur la voit dans sa file, l'approuve ou la rejette avec un motif, et les personnes concernées sont notifiées. Le registre des dépenses réunit toutes celles de l'exercice, avec filtres, export et cycle de vie.
Payer avec preuve, depuis la caisse ou un compte
Les dépenses validées se paient en totalité ou en partie, depuis la caisse de dépenses ou un compte, avec une preuve et un bon de sortie. La caisse de dépenses a son titulaire, ses plafonds, ses approvisionnements et son comptage. L'argent remis à un agent avant un achat devient une avance à justifier par les factures, reliquat rendu. Les remboursements aux parents, les reversements à un tiers et le paiement à la CNPS ou à l'État de ce que la paie a retenu deviennent aussi des dépenses.
Anticiper : récurrentes, échéancier et trésorerie
Le loyer, l'électricité ou un abonnement reviennent chaque mois : la dépense est préparée en brouillon à chaque échéance, puis vérifiée et soumise. L'échéancier range les factures dues par date et produit l'ordre de paiement à remettre à la banque. La prévision de trésorerie couvre les 12 prochaines semaines : ce que l'école détient, ce qu'elle doit payer et ce que les familles doivent verser. Les contrats fournisseurs gardent leurs dates et leur document, avec un rappel avant l'échéance.