GO4SFEES

GO4SFEES : les frais scolaires, du paramétrage au recouvrement

GO4SFEES configure les frais de l'établissement, encaisse au guichet, par Mobile Money, par chèque ou par virement, tient les caisses et leurs versements, et suit le recouvrement. Il fait partie du socle GO4SCORE, inclus dans tout abonnement.

Des frais paramétrés une fois pour l'année

Chaque frais se crée sur une seule page : les classes concernées, les tranches et leurs échéances, les formules, tarifs ou activités, les remises. Une fois verrouillé, il facture les élèves. En cours d'année, vous accordez à une famille un moratoire (report d'échéance ou échelonnement), de la demande jusqu'à l'approbation ou au rejet, et vous donnez des remises tranche par tranche. Le tableau de bord indique les revenus encaissés, le taux de recouvrement, les élèves à jour et les échéances des 30 prochains jours.

Encaisser au guichet, en espèces

Les espèces restent la règle dans beaucoup d'écoles. Chaque caisse d'encaissement a son titulaire, ses remplaçants, ses horaires, ses plafonds et son périmètre. Le caissier encaisse à sa caisse, remet un reçu numéroté, clôture sa journée et verse sa recette à une personne, au coffre ou à la banque. Les journées sont validées par l'intendance, et les incidents de caisse (faux billet, chèque impayé, argent non reçu) sont déclarés avec leur preuve puis décidés par une autre personne.

Le paiement par Mobile Money depuis le téléphone

Le parent règle la scolarité depuis son espace, sur le web ou dans l'application, par MTN Mobile Money ou Orange Money : une seule facture pour tous ses enfants, même dans plusieurs écoles, et un reçu PDF. L'école déclare ses comptes de trésorerie (banque, Orange Money, MTN MoMo, Express Union, Wave) et choisit ceux qui reçoivent les paiements. Pour les familles qui paient par dépôt, la preuve envoyée est approuvée ou rejetée par l'école avant d'être comptée.

Suivre les impayés et rendre compte

Le suivi de solvabilité montre, classe par classe ou élève par élève, le dû, le payé, le reste et le statut, avec relances et état financier de l'élève en PDF ou Excel. Le rapport du soir résume entrées, sorties et soldes de la trésorerie, et peut partir automatiquement. L'audit dit qui a créé, modifié ou annulé quoi, avec le motif. L'argent encaissé pour un tiers, comme une caution, est suivi à part et n'est jamais compté en revenu.

Ce que fait le module

  • Frais par classe, tranches, formules, remises et moratoires
  • Caisses d'encaissement avec reçu numéroté et clôture de journée
  • Paiement des parents par MTN Mobile Money et Orange Money
  • Une seule facture pour tous les enfants d'une famille
  • Validation des preuves de paiement envoyées par les familles
  • Suivi de solvabilité par classe et par élève, avec relances
  • Rapport du soir et flux de trésorerie
  • Audit de chaque encaissement, avec le motif et le détail avant → après

Qui s'en sert

Fondateur et direction

Ils lisent chaque matin le taux de recouvrement, les revenus encaissés et les échéances à venir.

Intendant ou économe

Il paramètre les frais, valide les journées de caisse et suit les impayés sans tenir de registre à part.

Caissier

Il encaisse à son guichet, remet un reçu numéroté et clôture sa journée en quelques gestes.

Parents

Ils paient la scolarité de tous leurs enfants depuis leur téléphone et gardent leurs reçus.

Questions fréquentes

Les parents peuvent-ils payer la scolarité par MTN Mobile Money ou Orange Money ?

Oui. Depuis leur espace, sur le web ou dans l'application mobile, ils mettent les frais de leurs enfants dans un panier et règlent une seule facture. Ils reçoivent un reçu PDF, et le paiement est porté sur le dû de chaque élève.

Qui paie les frais de transaction Mobile Money ?

C'est l'école qui le décide : la page « Paiements » de GO4SFEES règle qui, de l'école ou du parent, porte chaque frais d'un paiement en ligne, et si le parent paie les frais de retrait d'un paiement manuel.

Peut-on accorder un échelonnement à une famille en difficulté ?

Oui, par un moratoire : un report d'échéance ou un échelonnement sur un frais impayé, suivi de la demande à l'approbation, au rejet ou à l'annulation. Les remises se donnent aussi élève par élève, tranche par tranche.

Comment savoir quels élèves n'ont pas encore payé ?

Le suivi de solvabilité affiche, par classe ou par élève, ce qui est dû, payé et restant, avec le statut de chacun. La liste s'exporte, et l'état financier d'un élève se télécharge en PDF ou en Excel.

Les modules qui vont avec

GO4SCOUNT GO4SCOUNT : la comptabilité de l'école selon l'OHADA Plan comptable OHADA, écritures issues des encaissements et des dépenses, balance, états financiers et DSF : GO4SCOUNT tient les comptes de l'école. GO4SXPENSE GO4SXPENSE : chaque dépense de l'école, saisie, validée et payée Saisie par catégorie, circuit de validation, paiement avec preuve, avances et prévision de trésorerie : GO4SXPENSE maîtrise les dépenses de l'école. GO4SCOM GO4SCOM : la communication officielle entre l'école et les familles Communiqués ciblés, accusés de lecture, chat privé chiffré et SMS : GO4SCOM remplace les groupes WhatsApp par un canal officiel propre à l'école.

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