Un catalogue d'articles et des seuils d'alerte
Le catalogue se range par catégories, et chaque article a ses seuils et sa méthode de valorisation. Les localisations décrivent les magasins, armoires et salles où le stock est rangé. Les entrées, sorties et transferts sont enregistrés et suivent leur circuit ; les mouvements créés automatiquement par les autres modules sont reconnaissables. Le tableau de bord montre ce que vaut le stock, ce qui manque, ce qui bouge sur l'exercice et ce qui est commandé.
Du devis à la facture fournisseur
Une demande de prix consulte plusieurs fournisseurs et compare leurs devis. Le bon de commande se crée, se valide, se marque comme envoyé et s'imprime. À la livraison, le magasinier saisit ce qui est reçu, accepté ou refusé, puis valide pour faire entrer le stock. La facture de la commande est vérifiée, approuvée, et sa dépense est suivie dans GO4SXPENSE jusqu'au paiement. Les statistiques d'approvisionnement montrent les commandes, les livraisons à réceptionner, les retards et le stock bas.
Inventaires et stock du complexe
Un inventaire se planifie, se compte zone par zone, puis les écarts sont décidés et le stock corrigé. Les demandes de la cantine et de l'infirmerie arrivent dans une boîte de réception du magasin. Dans un complexe scolaire, un seul stock peut servir toutes les écoles, tenu dans une école porteuse. Les fournisseurs ont leur fiche, avec les articles qu'ils livrent, et leur répertoire s'exporte. Un article qui ne sert plus se désactive, et le catalogue comme la fiche de chaque article s'exportent aussi.