Un plan comptable prêt et des écritures automatiques
L'école part d'un plan comptable par défaut, avec des sous-comptes ouverts d'office. Chaque type de frais et chaque type de dépense a son compte, prérempli selon le SYCEBNL, le système comptable OHADA des entités à but non lucratif. Un encaissement de frais, une dépense payée ou un salaire versé produit son écriture : rien n'est ressaisi. Le rattrapage liste les pièces des autres modules restées sans écriture, dit pourquoi, et permet de les passer en lot ou une à une.
Journaux, grand livre, balance et contrôles
Les écritures se saisissent en partie double, se valident définitivement, s'annulent ou se contrepassent. Les journaux, le grand livre avec le solde après chaque opération et la balance de l'exercice se consultent et s'exportent. Le lettrage rapproche une facture de son règlement, et le rapprochement bancaire explique l'écart avec le relevé, en pointant à la main ou par import du relevé. La balance des tiers montre ce qui reste ouvert pour chaque fournisseur, famille et membre du personnel.
États financiers et DSF
Le compte de résultat et le bilan sont présentés au format des organismes à but non lucratif du référentiel SYSCOHADA, avec le tableau des flux et les notes annexes en regard de l'exercice précédent. La DSF est construite depuis vos écritures validées : un classeur Excel de 69 feuilles, généré en arrière-plan, pour une école ou pour plusieurs écoles d'un même complexe. La clôture de l'exercice suit les contrôles de fin d'année, l'auditeur, l'assemblée générale et l'affectation du résultat.
Ce que demande une école associative
Les créances des familles se lisent par ancienneté, se déprécient ou passent en perte. Les fonds affectés ont leur sous-compte, le registre des donateurs numérote les dons sans interruption, et les contributions en nature (bénévolat, locaux prêtés) sont valorisées. Le registre des immobilisations calcule l'amortissement linéaire, les projets montrent ce qu'ils ont coûté et qui les a financés, et le budget adopté par le conseil d'administration est suivi face au réalisé.